Jeśli prowadzisz firmę i zatrudniasz pracowników, zobowiązany jesteś do prowadzenia akt osobowych. W przypadku, gdy nie wywiążesz się z tego obowiązku, grozi Ci odpowiedzialność karna. Dokumentacja pracownicza nadal w dużej mierze przybiera formę papierową, dlatego należy zadbać o jej zabezpieczenie przed uszkodzeniem, zalaniem lub przedarciem. Sprawdź, jak przechowywać akta osobowe.
Jak długo należy przechowywać akta osobowe?
Zatrudnienie każdego pracownika wymaga założenia dla niego akt osobowych. Składają się one z czterech części, które oznaczono literami A, B, C i D. W naszym sklepie możesz zakupić specjalne teczki do akt osobowych, które posiadają cztery odpowiednio oznaczone karty. Tak intuicyjne, dedykowane rozwiązania są niezwykle pożądane w działach kadrowo-płacowych. Załóżmy, że przejmujesz akta osobowe pracownika. Przechowywanie tych dokumentów jest uzależnione od roku, w którym rozpoczęto współpracę. Akta pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem powinny być przechowywane przez okres aż 50 lat. Jeśli rozpoczęcie współpracy nastąpiło po 2018 roku, okres ten wynosi zaledwie 10 lat. Jeśli natomiast zatrudnienie nastąpiło między 1999 a 2018 rokiem, to pracodawca decyduje, jak długo archiwizowane będą akta osobowe pracownika. Przechowywanie w takiej sytuacji może trwać 10 lub 50 lat.
Co zawierają akta osobowe?
Istnieją dokładne wytyczne na temat tego, co powinny obejmować akta osobowe. Co powinny zawierać? W części A znaleźć się muszą wszelkie dokumenty związane z procesem rekrutacyjnym, w tym również skierowanie na badania lekarskie. Część B to dokumenty, które powstały w okresie zatrudnienia, czyli umowy o pracę, dowody na podnoszenie kwalifikacji, czy informacje dotyczące urlopów. W części C gromadzi się natomiast dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, czyli kopia świadectwa pracy lub oświadczenie związane z rozwiązaniem współpracy. Jeśli zastanawiasz się, co jeszcze powinny obejmować akta osobowe. Wzór jednoznacznie wskazuje na to, że znaleźć tam musi się jeszcze część D, w której umieszczane są dokumenty związane z karami porządkowymi, którymi obarczony został pracownik.
Jak przechowywać akta osobowe w przedsiębiorstwie?
Każda dokumentacja w firmie wymaga odpowiedniej segregacji i archiwizacji, bowiem niedbalstwo jest źródłem błędów. Jak zatem tworzyć akta osobowe, jak prowadzić taką dokumentację, aby spełniała wszelkie wymagania? Niezbędne jest zachowanie chronologii, aby z łatwością można było odnaleźć akta danego pracownika. Ustandaryzowane zasady archiwizacji powinny zostać ustalone odgórnie, a ich przestrzeganie obligatoryjne. W ten sposób możesz mieć pewność, że każda kolejna kadrowa lub księgowy bez problemu odnajdą się w dokumentacji nawet sprzed 40 lat. Bardzo istotne jest również, aby właściwie zabezpieczyć akta osobowe. Jak układać i przechowywać dokumenty, aby były one czytelne i estetyczne nawet po kilku dekadach użytkowania? Kluczem jest tu ochrona fizyczna każdego dokumentu. Aby chronić akta osobowe przed kurzem i brudem, należy umieścić je w pudełkach archiwizacyjnych. Świetnie sprawdzą się również koszulki na dokumenty, które ochronią je przed zamoczeniem i przedarciem.
