Prowadząc firmę lub zwyczajnie chcąc uporządkować domowe stosy dokumentów, konieczne jest przyjęcie schematu działania, segregacji i selekcji faktur, akt osobowych czy raportów. Właściwie uporządkowane archiwum to marzenie wielu księgowych lub domowników, którzy w ekspresowym tempie muszą znaleźć potrzebny dokument. Sprawdź, jak profesjonalnie zarchiwizować dokumenty, aby każdy zazdrościł Ci idealnego porządku w domowym lub firmowym archiwum.
Jak archiwizować dokumenty?
Prowadząc działalność gospodarczą, na pewno wiesz, jak ważne jest przechowywanie dokumentów. Niestety ich ilość może przerażać, a niedbała archiwizacja sprawi, że odnalezienie jednej faktury sprzed kilku lat lub umowy z pracownikiem tymczasowym zatrudnionym w poprzedniej dekadzie, będzie graniczyło z cudem. Jak zatem archiwizować dokumenty, aby panował w nich idealny porządek? Mimo upływu lat nadal niezastąpione są segregatory, które w naszym sklepie znajdziesz w wielu rozmiarach i atrakcyjnych kolorach. Wykorzystaj możliwości, jakie oferuje szeroki wybór kolorowych segregatorów i każdą barwę dopasuj do dokumentów z danego działu lub dziedziny – wizualna segregacja jest najefektywniejsza! Jeśli dokumentów jest wiele, prawdopodobnie konieczne będą pudełka archiwizacyjne. To wyjątkowo tanie rozwiązanie, które świetnie sprawdzi się do przechowywania katalogów produktowych lub teczek. W naszym asortymencie produktowym posiadamy również zbiorcze kartony archiwizacyjne ze zdejmowanym wiekiem, w których zmieszczą się mniejsze pudełka archiwizacyjne. Porządkując dokumentację w swoim biurze lub domu, należy bowiem kierować się tą samą zasadą, zgodnie z którą przechowujesz pliki na swoim komputerze. Zbiorcze foldery (kartony) zawierają podfoldery (mniejsze pudełka), w których znaleźć można inne pliki (teczki), a w nich potrzebny dokument. W profesjonalnej archiwizacji dokumentów niezwykle przydatne są również klipsy archiwizacyjne, które świetnie sprawdzą się do trwałego spinania dokumentów przed umieszczeniem ich w kartonach zbiorczych.
Zasady archiwizacji dokumentów papierowych
W profesjonalnej archiwizacji dokumentów niezwykle istotne jest sporządzenie schematu przechowywania, dzięki czemu każdy kolejny dokument będzie mógł zostać dołączony do zbiorów w archiwum zgodnie z przyjętymi wcześniej zasadami. Często bowiem zdarza się, że ciężka praca wykonana podczas segregacji dokumentów zniweczona jest przez kilka osób, które nie stosują się do zasad archiwizacji. Warto również odpowiedzieć sobie na pytanie, jak długo archiwizować dokumenty. Odpowiedź znajdziesz w stosownych ustawach i aktach prawnych. Już sama dokumentacja pracownicza przechowywana jest przez okres 50 lub 10 lat, w zależności od roku, w którym pracownik został zatrudniony. Należy mieć również na uwadze, że ważne dokumenty powinny być zabezpieczone przed ewentualnym zalaniem, dlatego warto umieścić je w koszulkach lub zalaminować. W szerokim asortymencie naszego sklepu znajdziesz bowiem nie tylko pudełka lub klipsy archiwizacyjne plastikowe, ale i atrakcyjne cenowo laminatory, które pracują zarówno metodą na zimno, jak i na gorąco.
